Umut Güdüllüoğlu
Sintek Heavy Industries Proje, Bütçe, Planlama ve Teklif Yöneticisi
Günümüzde ekonomik belirsizlikler nedeniyle risklerin artması ve farklılaşması ile birlikte teklif ve bütçe hazırlamak daha hassas çalışma gerektiren ve şirketler için daha kritik ve önem arz eden bir durum haline gelmiştir. Bunların üstesinden gelebilmek adına en önemli konu tecrübe olacaktır.
Sizin, departman olarak temel görev ve sorumluluklarınız nelerdir? Büyük projelerin hangi aşamasında, ne tür görevler üstleniyorsunuz?
Teklif, Bütçe ve Planlama departmanı olarak görevlerimiz ve süreçlerimiz gündemimize gelen bir projenin ön değerlendirmesini yapmak ve bu değerlendirme sonucunda ihaleye girilmesine karar verildikten sonraki ihale evrakları ve teklif çalışması ile başlıyor, projenin tamamlanmasına kadarki tüm süreçte devam ediyor.
Departmanımızın 3 ana sorumluluk sahası bulunmaktadır. Bunları özetle şöyle ifade edebiliriz:
– Teklif Hazırlama; İhale hazırlığının yapıldığı birimdir. Bu birimde ihalelere girilebilmek adına her türlü güncel teknik ve ticari bilgiler ile gerekli analizler mevcuttur ve bu bilgiler kullanılarak ihalelere teklif çalışması yapılır.
– Bütçe; Kazanılan ihalenin belirlenen maliyetlerde devam edip etmediğinin kontrolü ve nakit akışı bütçe birimimiz tarafından takip ve kontrol edilir.
– Planlama, İzleme ve Kontrol; Kazanılan ihalenin planlanan sürede ve atanmış kaynaklara uygun olarak devam edip etmediği, hedefler ile gerçekleşmelerin takibi ve kontrolü de bu birimde yapılır. Özet olarak anlattığımız sorumluluklarımızda görüldüğü üzere projelerin finansal ve icra süreçlerinde görevler üstlenmekteyiz.
Bir ağır sanayi projesinin hayata geçirilmesine karar verildiğinde ilk adımlar hangileri olmakta? Burada sizin görev sahanızla ilgili bir çalışma yapılıyor mu?
Öncelikle proje yönetim ekibi ile birlikte, teklif biriminden proje yönetim birimine devir teslim yapılıyor. İhale aşamasında öngörülen riskler, maliyet ve süre bilgileri konusunda bilgi veriliyor ve proje yönetiminin maliyet ve süre anlamındaki referans bazlarını da oluşturacağı master plan hazırlığına geçiliyor. Bütün bu aşamalarda ekibimiz ile birlikte proje yönetimi ile koordineli şekilde bütün disiplinlerdeki planlamaların oluşturulmasında destek oluyoruz.
Projenin yürütme safhasına geçildiğinde ise, özellikle bütçe ve süre yönetimi konularında daha çok izleme, kontrol ve düzeltici faaliyetlerin tespiti ve takibi konularında görev alıyoruz.
Ağır sanayi projelerinin bütçelendirme çalışmalarında genel olarak hangi konulara dikkat ediliyor?
Bir projenin başarılı olması gerçekçi, şeffaf, profesyonel bir bütçe planlaması ve iş programı takibi ile mümkündür.
Başarılı bir bütçe ve süre planlaması için üzerinde durmamız gereken iki önemli konu vardır. Bunlardan ilki doğru maliyetlendirme diğeri de zaman yönetimidir.
Doğru maliyetlendirme, projenin ihtiyacı olan tüm kaynakları güncel analizlerle doğru fiyatlamak ve böylece ileride oluşabilecek bütçe sapmalarını en aza indirgemeye çalışmaktır.
Zaman yönetimi ise proje iş programındaki kalemlerin bir sonraki adımı olumsuz yönde etkilememesi amacıyla aktivitelerin planlanması ve takip edilmesidir.
Proje bütçeleme çalışmalarında birçok alt detay olsa da özellikle bu iki ana konuya dikkat edilmesi gerektiğinden bahsedebiliriz.
Genel olarak bir projede en büyük maliyet yükünü neler oluşturuyor?
Genel olarak üstlendiğimiz projeler anahtar teslim projelerdir. Anahtar teslim projelerde bilindiği üzere mühendislikten tedariğe, yapımdan devreye almaya kadar bütün kapsam tek bir elden yürütülmektedir.
Böyle kapsamlı anahtar teslim projelerde en büyük maliyet kalemi; mal alımları, özellikle teknolojik/mekanik ekipmanlarının temini olmaktadır.
Zamanlama ve planlama konusunda bir sorun yaşandığında bunu genel olarak nasıl çözüyorsunuz? Projelerimizdeki en kritik konulardan biri zamandır. Her ne kadar projeniz karlı gitse bile üstlendiğiniz proje ile ilgili belki de yatırımcıya verdiğiniz en önemli sözdür zaman. Belirlediğiniz zamanda yatırım tamamlanmalı ki, yatırımcı yaptığı yatırımın karşılığını bir an önce almaya başlayabilsin.
Her proje başladığında öncelikle planlama ve proje izleme birimimiz, proje yönetimi ile birlikte o işin bir iş planını oluştururlar. Bu iş planı bir nevi o işin yapım yoludur. Her proje için bu yapılmaktadır. İşin yapım sürecinde iş planı günlük, haftalık ve aylık periyotlarda ve birkaç farklı metotla (kritik yol analizi, SPI, verimlilik analizleri, vb.) takip edilir ve raporlanır.
Bu raporlarla herhangi bir gecikme riski oluştuğunda, söz konusu gecikmenin projenin hangi safhasında ve faaliyetinde oluşacaksa (mühendislik, imalat ya da yapım faaliyetleri) proje yönetimi ile birlikte gerekli birimler bilgilendirilmekte ve önceden önlem alınmasına yardımcı olmaya çalışılmaktadır.
Tekliflendirme aşamasında kurum olarak siz hangi kriterlerden yola çıkıyorsunuz? Teklif, ihale vb. aşamalarda sizi rakiplerinizden ayrı kılan özellikleriniz nelerdir?
Günümüzde risklerin artması ve farklılaşması, teklif aşamasındaki fiyatların daha doğru ve hassas tespitini zorunlu kılmaya başlamıştır. Sıkı rekabet koşullarında en makul teklif fiyatının yakalanabilmesi ve yatırımcıya uygun teknik tekliflerin hazırlanabilmesi için birçok kriteri dikkate almak gerekmektedir.
Bunları şöyle sıralayabiliriz:
- Sözleşme Yönetimi
- Zaman Planlama
- Maliyet Tahminleri
- Bütçe, Nakit Akış Yönetimi
- İnsan Kaynakları Yönetimi
- Risk Yönetimi Yukarıdaki kriterleri muhakkak birçok firma teklif aşamasında dikkate almaktadır. Buradaki en kritik konu, bu konularda ne kadar tecrübeli olduğunuzdur. Bu konudaki tecrübemizin bizim için önemli bir avantaj olduğunu söyleyebiliriz. Ayrıca, bütün projelerimizde proje yönetiminin güncel ve evrensel tüm enstrümanlarını kullanarak proaktif yaklaşımlar geliştirmeye çalışıyor ve birçok olası problemi, ortaya çıkmadan önce önlem alarak çözmeye çalışıyoruz.
Uluslararası projelerde teklif süreçlerine nasıl katılıyorsunuz? Burada izlenen yol nasıl, herhangi bir farklılık var mıdır?
Yurt dışındaki projeler genellikle iki yolla takip ediliyor. Birincisi sektörde bilinen bir müteahhit olmanın getirdiği avantaj ile yatırımcı firmalar, planladıkları yatırımları ile ilgili bizlerle görüşmeye başlıyorlar. Diğer yöntem ise, iş geliştirme konusunda çalışan arkadaşlarımızın takip ettiği bölge, ülke ve projeler var. Özellikle çimento, enerji ve demir-çelik gibi ağır sanayide yapılması planlanan projeleri yakından takip etmeye gayret ediyoruz.
Yurt dışındaki projelerde birçok farklı ülkede birçok farklı para biriminde, şartta ve mevzuatta işler olabiliyor. Öncelikle mümkün mertebe en azami olarak bu şartları net bir şekilde anlamaya çalışıyoruz. Bu noktada, grubumuzun Hollanda’da kurulu Sintek BV ve Amerika’da kurulan Sintek North America şirketleri aktif olarak görev almaktadır. Her ne kadar ülkemizdeki birçok ihaledeki süreçlere benzer süreçler de olsa, bahsetmiş olduğum sebeplerle bazı maliyet, süre, risk gibi unsurlarda farklı başlıkları da değerlendirmek durumunda kalabiliyoruz. Ayrıca, daha önce yurt dışında iş yapmanın getirdiği tecrübenin de bu konuda önemli bir avantaj olduğunu belirtmem lazım. Daha önce yurt dışında yaptığımız projelerdeki tecrübelerimizi de ihale aşamalarında göz önünde bulunduruyoruz.
